Por Aldo Arellano
No cabe duda que las juntas laborales son esenciales para mejorar la comunicación, la colaboración, la creatividad y la innovación de las empresas, pero ¿qué pasa cuando el número de éstas son excesivas?
Tener más reuniones no significa mayor productividad. Como decía el consultor y profesor de negocios, el austriaco Peter F. Drucker: las reuniones son un síntoma de mala organización. Cuantas menos mejor.
De acuerdo a una publicación de Harvard Business Review, en promedio, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización es invertido en reuniones. Este porcentaje aumenta significativamente en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 33% en los CEOs.
Si tomamos estos datos y sumamos que México es el país de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) donde más horas se trabaja por año, con un promedio de 2,255, es decir, 43 horas a las semana, casi 339 horas al año en juntas.
El exceso de reuniones que no tienen objetivos claros y que, por lo tanto, resultan improductivas, es una realidad al interior, no solo de las empresas mexicanas sino a nivel mundial.
Según la compañía Latinoamericana experta en consultoría para la toma de decisiones, Tándem, los altos ejecutivos y directores generales de las empresas ocupan el 50% de su tiempo en reuniones. Sin embargo, dos tercios de éstas terminan antes de que se tome alguna decisión y eso provoca que el 85% de los ejecutivos termine insatisfecho con la eficiencia y efectividad de las juntas.
«Las empresas no necesitan tener una cantidad inmensa de juntas, necesitan reuniones de calidad y productivas donde todo el equipo salga satisfecho y que se vayan con la idea de que no perdieron su tiempo”, señala Karina Navarro, quality assurance manager de kokatu.com -plataforma dedicada a encontrar espacios de trabajo.
De hecho, el 45% de los empleados se sienten agobiados por el número de reuniones que debe atender, según un estudio de Atlassian. Por ello, el exceso de juntas puede perjudicar a la empresa y volverse un mal necesario que se arraigue dentro de la organización. Entre sus efectos negativos, de acuerdo a kokatu están:
Interrumpir tareas. Una persona que asiste a varias juntas al día o a la semana, verá mermada su capacidad para concentrarse y de trabajar en las tareas que tiene que realizar para la compañía.
Perjudicar tiempos. Asistir a reuniones que no estaban planeadas dentro del calendario afecta los tiempos de entrega de los trabajadores. Cada minuto que se gasta en una reunión inútil desperdicia tiempo para el trabajo en solitario que es igualmente esencial para la creatividad y la eficiencia.
Cansa. Tan solo el 47% de los empleados creen que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo. Un exceso de juntas puede provocar en los trabajadores cansancio, sueño e incluso agobio. Lo cual se traduce en improductividad.
Daña la moral. Un equipo de trabajo distraído, aburrido y que cree que pierde el tiempo en reuniones innecesarias e improductivas, seguramente verá afectada su energía y productividad laboral.
