Por: Alejandro Carbajal
Las juntas laborales son una pieza importante y necesaria para la productividad y desarrollo de una empresa, sin embargo, muchas veces llegan a ser infructuosas y en vez de ser productivas, pueden convertirse en una pérdida de tiempo cuando son excesivas o no tienen sentido de realizarse.
Largas, tediosas y aburridas: así define el personal de trabajo las recurrentes juntas. De acuerdo con Atlassian, el 91% se distrae durante las reuniones, mientras que el 47% se queja de que son una pérdida de tiempo.
Por ello, las juntas deben cumplir con el papel para las que fueron hechas: que informes al equipo lo que está ocurriendo en la empresa o comunicar los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas; sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.
“Esto ocurre porque muchas veces no se toman las precauciones necesarias para evitar que se desvíen del tema principal de las juntas, y se conviertan en la instancia para discutir actitudes que molestan a los demás compañeros o a los jefes», comenta Karina Navarro, Quality Assurance de la plataforma dedicada a encontrar espacios de trabajo, Kokatu.com.
Por ello, para que estas clase de situaciones no sucedan en tus juntas, la plataforma para encontrar espacios de trabajo, Kokatu.com, te comparte tres consejos para tener una reunión laboral directa y precisa, con las que podrás mejorar la productividad y eficiencia de tu empresa:
1.- Planea tus reuniones
Es importante planificar tus reuniones y es importante realizarte la siguiente pregunta: ¿la reunión realmente es necesaria? Si la respuesta es sí, organiza antes de citar y manda un comunicado previo para que los asistentes sepan qué temas se van a tocar, pues la gente cree que las juntas laborales son pláticas con café donde todos van a dar sus puntos de vista y todo se arreglará, pero no es así.
“El organizar tus reuniones te ayudará a saber quiénes verdaderamente tienen que asistir a éstas y a que estén preparados para resolver los temas que se abordarán”, señala Navarro. “Esto ayuda a que ni los directivos ni los empleados lleguen con desconocimiento del tema y a evitar reuniones innecesarias que fácilmente podrían solucionarse mandando un correo”, añade.
2.- Escucha a tu equipo
Las personas solo prestan atención durante 7 minutos, pasado ese tiempo pierden el interés en la reunión. Por ello, es recomendable tener una reunión participativa, propositiva y, sobre todo, que se refleje en los resultados que la empresa requiere. Dale el lugar que merece tu equipo en la junta y no te dediques a dar un monólogo, recuerda que las ideas de tu equipo de trabajo son clave importante para crecer como empresa.
«Un buen expositor debe tener la capacidad de estar atento al estado de ánimo de sus asistentes, identificar si se están distrayendo y saber cuándo intervenir para detener una discusión entre los participantes», explica Navarro. «Sin embargo, es importante evitar los monólogos largos para no caer en el exceso de protagonismo y darle su lugar a lo que sí importa: la reunión», señala.
3.- Puntualidad
Un punto clave para que tus juntas laborales tengan un buen inicio y cierre es la puntualidad. Todos tienen cosas que hacer, por lo que es importante no alargar las reuniones por la impuntualidad de los demás; de lo contrario, estarías fomentando la impuntualidad y el tiempo que pasen los invitados esperando será tiempo muerto.
“La impuntualidad es uno de los problemas más comunes en cuanto a las reuniones se refiere, ya que éstas suelen ser muy temprano o muy tarde, sin embargo, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados sin extender demasiado la reunión”, explica Karina. “No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de bombardear a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo, sino de dejar en claro la hora de la reunión”, añade.
